決算業務における勘定照合とは
勘定照合とは？
経理財務部門が決算手続きを進める際に、最初のマイルストーンになるのが合計残高試算表（Trial Balance、以下TB）の確定です。TBの確定後、連結手続き、各種分析、報告資料、注記資料の作成、監査手続等が始まるかと思います。
もしTBの数字に誤りがあったらどうなるでしょうか？修正仕訳の起票、注記資料の再作成等の作業の手戻りが発生し、決算手続きに大きな影響を与えます。もし誤りを見つけられなかったら？間違った財務報告をすることになってしまいます。
従って、最初の「締め」であるTBの確定で、各勘定科目の残高が正しいことをしっかりと照合・確認しておく必要があります。この手続きがAccount Reconciliation、すなわち勘定照合です。
各勘定科目の残高が正しいのかどうか、第三者が発行した書面（例：銀行の残高証明書）や、他のシステムから出力した帳票（例：固定資産システムの固定資産台帳）、Excelで作成した管理表（例：前払費用や保証金の管理表）などと照合手続きをして、各科目の残高があっているかを確認します。
この時大切なのは貸借対照表（Balance Sheet、以下BS）です。極端な話、BSさえ合っていれば、財務諸表は合っています。（PLで科目が入り繰る可能性はありますが、少なくとも最終利益は合っています。）
従って、勘定照合手続きはBSを中心に行います。
この勘定照合手続きを効率的に行うことができるのが、BlackLineの勘定照合です。
勘定照合の効果
１．リモート決算・リモート監査に対応
BlackLineはクラウド型のソリューションです。勘定照合手続きを紙ベースで行い、押印しているようなケースでは、BlackLineを利用することで、出社の必要がなくなりますのでリモート決算・リモート監査ができるようになります。印刷する必要がなくなりますので、印刷代、紙代、保管スペース代が削減されます。
電子承認により、いつ誰が作業を行い、承認をしたのかが電子的な記録として残りますので、内部統制の面で非常に有効です。また、ワークフロー機能を利用することで、作業の進捗状況がリアルタイムで明らかになります。
２．勘定照合の標準化
ブラックラインがこれまでに培った経験を元に作成した勘定照合テンプレートを用いて作業を標準化することで、担当者による業務水準のバラツキがなくなり、精度が向上します。とかく属人的になりがちな決算業務ですが、標準化しておけば異動・退職等による業務の引継ぎもスムーズなものとなります。シェアード・サービス・センターを利用している、あるいは、これから移行を検討している場合、この標準化が非常に有効に機能します。
３．財務諸表の正確性の向上
総勘定元帳の各科目別残高（以下、GL残高）は、ERPや会計システムから自動的にインポートされますので、Excelでわざわざ勘定照合のフォーマットを作成する必要がなく、決算の作業時間が短縮され、コスト削減につながるとともに、決算早期化に寄与します。追加的な仕訳が起票された場合は、自動的に残高が更新されますし、もしすでに勘定照合済みの勘定科目の残高が変更された場合は、システムが自動的に差戻しますので、「うっかり」再照合し忘れてしまうことを防ぐことができます。
４．勘定照合の自動化
データ連携機能と自動承認機能を併用することで、人手を介さず勘定照合することできるので、作業効率が向上することに加えて、エラーが減少し、精度向上につながります。さらにマッチングモジュールや仕訳入力モジュールと連携すれば、GL残高の取り込みから照合手続きまでの自動化が可能です。
５．監査面の効果
勘定照合手続きをする上で大切なことは、コメント機能やファイルの添付機能を積極的に活用して、なぜその残高になったのか、誰が見ても分かるようにしておくことです。勘定照合を適切に行っておけば、監査人がBlackLineにログインして直接勘定照合結果を閲覧することによって、1) 監査人からの質問数が減少することに加えて、2) 監査人は経理財務部門からの資料提供を待つ必要がなくすぐに監査に取り掛かれますので、双方にとってメリットがあります。
最後に
決算とは、一定の会計期間の経営成績や期末の財政状態を明らかにし、株主や投資家に報告するとともに、会社の経営状況を正確に把握するために行う手続です。決して誤りがあってはならないもの。経理財務部門は正確な決算のために日夜努力しているわけですが、一方で、数字を正確にするための作業にいくらコストをかけたとしても、会社の売上には、まったく寄与しません。これからの経理財務部門は、ITを有効に活用し決算を可能な限り効率的に行うことで、経営分析や経営への提案に貢献するような時間を確保することが重要です。
＜ライター＞
ブラックライン株式会社
カスタマーチーム部長
米国公認会計士
石川 康男