多くの企業の共通課題 経理業務属人化の闇から抜け出す唯一の方法
私はブラックラインの営業という立場でこれまで100社近くの経理部門の皆様とお話をさせていただいてきました。その中で日本企業の経理の皆様の共通の課題として「属人化」という問題があることに気づかされました。今回はその属人化問題について本記事で触れさせていただければと思います。
経理業務は一子相伝秘伝のたれ状態
そもそも業務の属人化とは何かについて考えてみましょう。それは、ある業務を特定の人が担当し、その担当となった特定の人にしかやり方が分からない状態になることを意味します。
- ある決算業務は長年同じ方が担当していて、その方にしか詳しい内容が分からない
- 特定の分析を昔からのExcelシートで行っているが、Excelシートの中身は担当者にも分からない
- 決算がスケジュール通りに進んでいるかどうか経験豊富な上長の頭の中で把握し管理している
…
経理部門は頻繁な人事異動が行われる部門ではないこと、また、決算はデッドラインが定められていてかつ業務量が多い作業になることから、それぞれがそれぞれのやり方で工夫をして何とか期限内に決算を完了させる。これを毎期毎年の決算で繰り返す中で業務の具体的な内容はその担当者にしか分からない“属人的”でブラックボックス化された決算業務が出来上がっていきます。そしてその業務は人から人へ口頭伝承を中心に引き継がれていきます。
そう、まるで一子相伝秘伝のたれのように…ただ、秘伝のたれであれば自店舗の競争優位性につながりますが業務の一子相伝は企業の競争力を阻害する要因になりかねません。
属人化解消の解決策とその課題点
では属人化をどのように解消すればよいかと言えば、特定の人にしかやり方が分からない状態を解消すればよいということになります。他の人にも具体的な業務内容が分かるように手順を明文化する=マニュアルを作るということになります。
しかし、ここでただマニュアル作りをしたとしても、作ったその時においては属人化が解消されても、何年か決算を繰り返す中で実際の業務とマニュアルの内容が乖離し始め、実際の業務は担当者しか分からない=属人化された状態になっていくリスクがあります。それは、決算業務を進める中で上長からのチェック、従来とは異なる視点や手法による分析、監査人からの指摘など、新しい要素が加わりながら業務は改善され、その業務に関連する情報が増えていくからです。マニュアルは作った瞬間から陳腐化していくと言えます。
必要なのは生きたマニュアル
では、どうしたらよいかと言えば「生きたマニュアル」を持つことです。それは“マニュアル”という業務の手順書を一度作っておしまいではなく、手順書に加えて実際の作業のログ、上長や監査人からの指摘事項や関連資料などの情報が一元的に管理されていくことで、常に業務に必要な情報が更新され続け、有益なマニュアルであり続ける、そんな「生きたマニュアル」を用意することが出来ます。
決算プラットフォームBlackLineが選ばれる理由
決算プラットフォームとしてBlackLineが全世界の多くの企業に評価されているのは、BlackLineが、決算業務において深刻な課題である「属人化」を解消するための「生きたマニュアル」になれるということが大きな理由のひとつです。BlackLineに各業務の目的・手順を事前に設定し、実際の作業のログ、分析結果やそれに関連する資料、そして関係者間のコミュニケーションを一元管理することで、経理の長年の課題を解決していくことが出来ます。
決算業務の属人化に困っている経理の皆様、ぜひ一度、ブラックラインにお声がけください。
それから、決算業務で属人化以外のことで困っている経理の皆様も、ぜひ。
＜ライター＞
ブラックライン株式会社
セールスエグゼクティブ
和田 圭介