デジタル決算が経理部門に必要な3つの理由

2020.12.01

トレンド経理

新型コロナウイルス第三波の影響が大きくなる中、今また社会全体そして企業単位での対応・対策が迫られております。4月の緊急事態宣言から本格化したコロナ禍が、3月決算期の企業を中心に、経理・財務の現場業務に大きな影響を与えたことは、このブログを見られている皆様の記憶にも新しいところではないでしょうか。決算発表を延期に追い込まれたのは、東証上場23%にあたる約539社とも言われており、数多くの企業の決算業務に大きな影響をもたらしました。
各社がリモートワーク・在宅勤務を検討、実施に踏み切ったところも多い中で、決算業務を抱える経理・財務部員に関してはその対象とされず、出社を余儀なくされたケースもかなり多かったようです。

出典：株式会社東京証券取引所「２０２０年３月期決算発表状況の集計結果について」
https://www.jpx.co.jp/news/1023/nlsgeu000004rbjm-att/nlsgeu000004rbm7.pdf

Withコロナで、今後勤務体系の見直しや新しい働き方を模索していくことが求められる中、もちろん決算関連業務や監査関連業務もその例外ではありません。

平時から、「デジタル決算」の仕組みを整備しておくことが、緊急時でのリモート対応を可能にすることはもちろん、経理財務部門全体での業務改革・個々の要員の意識改革へとつながっていくこととなります。

1.「紙」ベース・書類ベースの決算業務や「ハンコ・押印」手法の見直し

長年の「慣行」として、紙資料での確認やハンコ承認等の業務に疑いを持たなかった決算業務の現場ですが、コロナが直撃したことで、出社が制限されると日頃の作業をほとんど進められないことに初めて気づかされた経理の方も多かったのではないでしょうか。前日残業して登録した修正伝票の結果を翌朝プリンタ出力された帳票で確認する、補足資料を添付した申請書類を部内で回覧し全員のハンコが揃ったらファイリングして書庫に保管する、いずれの場合も、“出社”が前提となったアナログ決算と言わざるを得ません。今こそデジタル化に舵を切り、在宅でもできる決算の業務プロセスを定義することが必要です。

2. 「対面」での打ち合わせや引き継ぎを前提とした業務やコミュニケーションのあり方

これまでは、オフィスに全員が出社しているため、必要に応じていつでも打ち合わせを行ったり、紙帳票やPC画面を見ながら会話をしての業務遂行が可能でした。数年前から、働き方改革等社会的な労働のあり方自体を見直す動きが大きくなる中、経理業務においても少しずつテレワークやWeb会議等の機会が増えてきています。しかし、決算業務に関しては、情報の機密性や属人化した専門的プロセス等の課題もあり、デジタル化の動きがタブー視されてきたケースも少なくありません。オフィス窓際の小机を挟んで上長と担当者が座り、会話しながら紙帳票に朱色のペンでメモ書きするコミュニケーションスタイルに慣れきってしまった現場を、いかにリモートでのコミュニケーションスタイルへとシフトさせられるか、Web会議システムの導入だけでは力不足ではないでしょうか。

3. ロックダウンした在外拠点との情報連携の仕組み

グローバルでビジネスを長年展開しているとある大手企業の担当者の方から、コロナ禍での課題や悩みをお聞きする機会がありました。インドや欧州各国で大規模なロックダウンが実施される中で、現地の拠点から決算の元情報が予定の期日になっても届かない、また、データが届いても、これまでのように出張しての監査もできず、数字の確からしさの検証もできない、企業としてのガバナンスのレベルに強い危機感を持っている、といったお話でした。現地での締め処理や決算作業は現地任せ、経理ソフトも独自のもので日本からは見えない、果たして統制されたプロセスを経て出されているレポートなのか、同様の課題感をお持ちの企業は案外多いのではないでしょうか。現地報告や往査に依存しすぎたプロセスを今こそ見直し、デジタル化すべき最優先の領域なのかもしれません。

デジタル決算を支えるプラットフォームの構築・活用のすすめ

経理業務をカバーするシステムとして、ERPに代表される「Record（記録）」系の仕組みと、情報開示を目的とした「Report（報告）」系の仕組みがあり、多くの企業においてそれらは業務に活用されていますが、その間を埋めるべき「決算」のプラットフォームが整備されていないことが、デジタル決算の実現を阻む大きな要因の一つになっていると考えられます。