来年度決算をリモートで！ クイックな変革問われる経理部門へのDX導入ロードマップとは
まず最初に、コロナ禍で配信されたウォールストリートジャーナルの記事の一文をご紹介させてください。“To be able to close the month with no one sitting in the same room—if you can’t do that, you could really slow down the growth of the company（オフィスで作業をせずに決算を締める環境が整っていないと、会社の成長は鈍化するかもしれない）2020.3.31記事”。このように海外でもリモート決算は注目されています。今回はリモート決算のポイントや、BlackLine導入までのロードマップについてご紹介したいと思います。
リモート決算体制の無い経理現場の実態
- 監査法人側のリモート化に合わせ、証跡など監査対応で求められる資料を至急スキャン、PDF化するために出社した。
- 決算業務を行うチームと業務進捗を集まって確認する必要があった。
- 紙の書類に押印するために出社した。
上記のようなアナログなプロセスから起因する出社の必要性が発生し、多くの企業で他部署の社員がリモートワークに移行する中、経理部だけは出社して決算業務を行っていたケースが相次ぎました。また、決算業務においては、承認のワークフローやタスクの管理がアナログなことが多く、単にPCを家に持ち出せるようにする、資料の電子化、ハンコを無くすといった表層的なデジタル化・リモート化だけでは、スケジュール通り決算を締めることは難しいという課題も分かってきました。
リモート決算を実現するために必要なDXのポイント
それでは如何なる環境でもスムーズに決算を行うには、どのように決算のデジタル化、DXを進めればよいのでしょうか。これには、3つのP、Process（業務プロセス）、Platform（システム）、People（働き方やチームでのコミュニケーション）の観点で説明ができます。
“Process”については、今ある業務をそのまま自動化する、デジタル化するのではなくプロセス自体を標準化できるように見直し、誰でも同じ品質、フローで業務ができるようにします。その業務プロセスを支えるために、グループ会社全てのデータを一元化し、かつ、社員だけでなく外部の監査人もアクセスができる“Platform”が必要になります。証跡は勘定科目や決算タスクに紐づけて管理され、決算に関わるコミュニケーション、監査法人との質疑応答についてもメールや対面でなくプラットフォーム上で行うことで作業履歴が確認しやすくなり、リモート環境下での情報共有がスムーズになります。“People”の観点については、標準化により自動化できる範囲が増え、決算期に集中する作業を減らすことで、業務の負荷を平準化し高度な働き方にシフトすることができます。
実は監査法人も、リモート決算、監査を実現する手段としてこれを実現できるような決算プラットフォームの導入を強く推奨しています。（EY外部サイト：参考）
来年3月決算をリモートで！今すぐ対策できること
さて、コロナウィルス流行の第二波が予想され、昨年夏のように大災害の可能性も引き続き懸念されます。リモート決算体制を何年もかけて実現するのでは遅すぎるのです。そのような中で、BlackLineの決算プラットフォームのように、現在ご利用の会計システムと連携し、クイックにリモート化が可能なクラウド製品を導入する企業が今、増えてきました。BlackLineは決算業務に特化した製品のため、標準的なテンプレートやワークフローが用意されています。そのため、組織横断的なタスクの進捗管理、標準化されたワークフローと関連証跡の一体化、異なるシステムに保存されている残高データの自動照合、監査人専用ロールによる監査セルフサービスモデルといったリモート決算・監査に必要な機能を最短3か月で使い始めることが出来ます。
3月決算の企業の場合、9月から導入準備を開始すると12月の第３四半期決算にはテスト運用することが出来るので、来年3月の年次決算ではスムーズにリモート決算が可能です。（下図参照）
まさに昨年、実際にこれと同じようなスケジュールで導入し、今年2020年3月のリモート決算を実現したお客様の事例はこちら。
決算プラットフォームBlackLineの導入ロードマップ
それでは、稼働開始までにどのような導入作業が必要になるのか、簡単にご紹介します。
上記は標準的な決算プラットフォームの導入ステップです。それでは、それぞれのフェーズでどのような導入作業が必要なのか見ていきましょう。
プランニング・設計
まずは要件定義を行い、いつまでに何を実現するのかをチーム全体で共有します。次に早速、設定作業に移ります。決算プラットフォームは、世界3000社で使用されている知見から、決算業務のワークフローや情報管理方法についてベストプラクティスの設定・テンプレートが用意されています。各項目に対して、ベストプラクティス設定・テンプレートをそのまま利用することや、実際の業務要件に合うようにカスタマイズすることも可能です。カスタマイズは画面上で簡単に設定することが可能となっており、また、業務を回していく中で得られた気付きをもとに、より効率的な設定に変更することも可能です。このフェーズでは、情報システム部門ではなく、主にユーザーである経理部門の皆様にご協力頂くことになります。設定自体は非常に簡単なので、どれだけスムーズに自動化ルールやワークフロー、ルールなどを決定できるかが導入のスピードを左右します。
構築
決算に関するデータのインポートや、SAPなどのERPシステムとデータ連携を行います。
SAPをご利用の場合、BlackLineはSAP向けのコネクターを用意しているので、SAPにコネクターをインストールし、BlackLineが用意するSFTPサーバまでデータ転送するジョブの設定を行えばスムーズにデータ連携を行うことが可能です。また、SAP以外の会計システムをご利用の場合には、会計システムから残高データなどを抽出し、BlackLineが用意するSFTPサーバまでデータ転送する仕組みを構築いただきます。このパートでは主に情報システム部門のご協力が必要になります。
テスト研修
BlackLineの使い方を、オンラインやオフラインでの研修プログラムを通して学んで頂きます。全社的に高い定着化を実現する条件は、プロジェクト開始時に「スーパーユーザー」を設定することです。「スーパーユーザー」は、製品への理解を深めて、導入を促進するために、社内のエバンジェリストとして働きかけます。各メンバーにソリューション導入の目的とその導入によって各メンバーの負荷がどれだけ最小化できるのか、代わりにどのような業務ができるようになるのか等、地道に伝え続ける過程が効果的です。何年もかけて導入するITソリューションとは異なり、BlackLineは3か月でユーザーが単純作業の自動化などにより負荷が下がったことを感じられるので、一度使い始めれば定着化はスムーズです。
最後に、サステイナブルな強い競争力を持つ企業作りに向けて
リモート決算はゴールではありません。これまで置き去りにされてきた会計領域のDXを推進することは、有事の対応だけでなく、平時においても標準化や自動化による決算業務の効率化、KPIや事業投資に対する分析といった業務の高度化といった働き方の構造が変わることにつながります。
その結果、財務諸表の信頼性や適時性を支え、社会における企業価値の向上につながります。今こそ、次の決算に向けて動き出しましょう。リモート決算関連情報はこちら。