経理の時間の使い道を過去から未来志向へと導く、変革の大前提 ～業務に余裕を作る3つの例～
これまで経理は、企業活動の結果を会計基準に則って記録、集計し財務諸表として報告するという〝過去志向型〟の業務を行っていました。しかし、近年のテクノロジーの発展により、将来への提言ができる、〝未来志向型〟へとシフトする組織変革が起きています。
効率的にデータを集計・管理・分析でいるデジタルソリューションの導入によって、経理担当者は従来実施していた作業から解放されます。これにより、経営層やほかのステークホルダーのために、より有益な財務データの作成、ビジネスリスクの分析やリスクに対応する提言をできるようになります。
一方、組織を未来志向型にシフトできない企業では、依然として多くの手作業に時間を奪われています。どのようにすれば未来志向型の経理組織にシフトできるのか？ 本記事では変革を行う前提として必要な、現場担当者への時間の作り方についてお伝えします。
決算業務プロセスで放置されてきたアナログ手作業の落とし穴
そもそも、決算期の残業が当たり前になってしまった要因として、ERP内では対応できない決算業務が数多く存在することが挙げられます。決算を期限内で終わらせるために、経理に携わる人々が人海戦術で業務にあたらなければならないのです。
さらに、各担当者が自身の担当する業務の中で個別最適化してしまった結果、作業の属人化が発生し、全体的な効率化の妨げになっています。
下図は決算業務プロセスを作業別に分解したものです。青色の部分がERPや開示支援システムでカバーされている領域で、そのほかの黄色のプロセスは手作業で行われています。
決算整理仕訳の入力、勘定照合、増減分析といったシステム化されていない作業が事業部経理、単体決算、連結決算といったさまざまな領域で行われていることがわかります。
このような手作業をデジタル化することによって、経理担当者を煩雑な過去の数値の取りまとめ作業から解放することができるのです。
もっとも、新しい仕組みの導入は一時的に現場の負荷を上げることにもなりかねません。そこで、忙しい決算業務の変革には、クイックに成果を出せることから取り組むのが鉄則になります。
では、具体的にどのような業務がクイックに改善されるのか、決算業務のよくある課題を挙げながら、現場担当者の負荷を軽減する3つの方法をご紹介します。
例①：業務やデータの一元管理により可視化を進め改善活動へとつなげる
まずは現行の決算に係るあらゆる業務やデータをシステムで一元管理することから始めます。
従来の決算業務では、勘定照合、増減分析といった業務を行う各担当者が、それぞれ個別にERPツールからデータを入手し、目的の書類をExcelなどの個別ファイルにて作成、管理している場合も多いでしょう。元は同じデータにも関わらず、役割に応じて個別のファイルが生成されるため、作業が重複していたり、対面やメールなどで各役割の間での書類の問い合わせが頻発していました。
業務やデータを一元管理することによって、全体的な視野に立って決算業務のタスクを可視化できるようになり、業務のムダ・ムラ・ムリを見つけられるようになります。その結果、一時的な改善ではなく、継続的に改善できる体制を整えることができるのです。
また、各担当者が一元管理された業務上必要なデータにすばやくアクセスできるため、繁忙期に特に生じていたコミュニケーションコストを減らすことができます。決算プラットフォームBlackLineでは、社外の監査法人専用のロールを設定できるので、監査法人が独自に監査を進められるようになります。これにより、経理部門における監査対応の工数を大幅に削減することが可能です。
例②：入金管理の効率化で月次決算を自動化
業務やデータの一元管理により、ムダ・ムラ・ムリが解消されると標準化が進み、業務の自動化ができる領域が増えてきます。ここでは、業務負荷の高い代表例である入金消込業務を例に自動化ついて紹介します。
ERPにも入金消込の機能がありますが、取引先からの請求方法の要件、銀行やクレジットカードといった入金情報の明細のデータフォーマットといった外部要因により、ERPによる自動消込が困難なケースが生じることもあります。ERPが消込できなかった取引は、経理担当者が過去の経験に基づき手作業で行うため、業務負荷が高く非効率な領域になります。
BlackLineでは、ERPよりも柔軟なマッチング条件を設定することが可能なため、消込処理のさらなる自動化を進めることができます。例えば、あいまい検索や名寄せの機能により自動化率を向上させることが可能になります。また、一致する可能性が高い候補をルールベースで登録することもできます。
さらに、ERPとの連携による消込処理結果の反映や、残った未消込の請求明細を勘定照合モジュールへ連携して売掛金残高の内訳を自動作成する、といった関連業務の自動化も可能です。
例③：関係会社間取引を連結処理前に自動整理し連結決算業務を大幅効率化
ビジネス規模の拡大に伴い関係会社間による取引も複雑性を増す中で、本来は一致するはずの関係会社売掛金と関係会社買掛金の残高において不整合が発生するリスクが増してきています。連結決算業務の中で関係会社間取引の相殺消去処理をした段階で多くの不整合が発覚した場合、連結決算チームは、原因の確認のため個社の経理担当者に問合せを行うなど、限られた時間のなかで不整合を解消しなければなりません。
さらに、すべての会社のERPが同一インスタンス内になかったり、異なるERPを使っていたりする場合はより不整合が生じる可能性が高くなります。各会社の共通基盤として、決算プラットフォームを導入することで、関係会社間の取引をその開始から終了までを管理し、取引が発生したタイミングで仕訳を各ERPに自動計上することがきます。
これにより、不整合の発生を未然に防止できるとともに、もし不整合が発生したとしても早期発見、解消が可能となり、連結決算業務を大幅に効率化します。
決算プラットホームはデファクトスタンダードへ
決算に携わるあらゆる担当者は、属人化された手作業による業務によって、負担を強いられてきました。その課題を解消し、未来志向型の組織への変革するキーとなるのが、決算プラットフォームです。
今回例に挙げたように、決算業務の可視性を高め、業務の標準化と自動化による改善活動を進めることが、経理担当者を過去志向型の業務から、より事業に貢献できる未来志向型へ導きます。
弊社は、理想の経理組織を実現するには3つのP（Platform、Process、People）の変革が必要と考えています。今回はその一つであるPlatformの導入により、クイックに可能になる変革の内容についてお伝えしました。Platformを導入すると、決算業務プロセスはどのよう変化が訪れるのか、次回は3つのPの2番目、業務プロセス（Process）の変革についてお届けします。