RPA（Robotic Process Automation）

RPA（Robotic Process Automation）とは？

RPAは、人がPC上で行う作業を自動化するソフトウェア技術です。これまで手作業で行っていたルーチンワークをソフトウェアが代行するので、事務作業を効率化し、人為的なミスを防止することができます。また、人間と違ってソフトウェアは疲れないため、RPAは中断も遅れもなく、長時間、作業を実行ですることができます。手作業をRPAが代わりに行うことで、スタッフの負担を減らし、ソフトウェアには真似できない高度な業務にスタッフのリソースを振り向けることができます。

RPAは会計処理の自動化を実現するテクノロジーのひとつであり、その他の自動化のテクノロジーとして、人工知能（AI）、機械学習（マシンラーニング）、クラウドコンピューティング、リアルタイム統合などがあります。これらのテクノロジーを活用したプロセスにはそれぞれ関連性があるものの、個々のプロセスは互いに大きく異なるものです。

こうしたデジタルソリューションは、会計データの正確性や迅速性、内部統制を維持向上させる重要な機能を実行できるため、企業にとって極めて有用です。デジタルアプリケーションは、手作業によるデータ入力や煩雑なスプレッドシートの必要性を減らし、時には完全に無くすことも可能です。データの収集と元帳への入力、勘定残高の照合、記録の更新、財務諸表や各種レポートの作成といった、基本的な作業を実行できます。

自動化は、会計処理にかかる時間、労力、コストを大幅に節減します。会計処理を完全にデジタル化、自動化されたものへ移行することで企業が得られるメリットに関しては、もはや疑う余地はありません。

RPAは会計にどのように使用されているか？

RPAは企業会計の様々なシーンで利用することができます。例えば売掛金に関連する業務では、RPAが請求書を自動で発行し顧客に送信できるため、同じ業務を人が行うことで費やされる時間を大幅に減らすことができます。

買掛金業務では、RPAを使って既定のワークフローに基づいて取引先からの請求書を支払担当者または担当部署に送信することで、買掛金の支払にかかる時間を大幅に短縮し、処理漏れを防ぐことができます。注文書と請求書の突合や、買掛金の明細と請求書の突合を自動で実行することも可能です。

関係会社間取引の照合では、RPAが様々なソースからデータを収集し、内容の確認や承認のワークフローへ連携させることができます。給与計算においてもデータ入力やタイムシート検証、控除額の算出などにRPAを活用することができます。

費用の配賦処理では、RPAがスプレッドシートや文書、メールなどの様々なソースからデータを速やかに収集し、ERPシステム用のマスターファイルにデータをマージすることができます。

FAQ（よくある質問）

RPAは、どのような仕組みですか？

RPAは人がPC上で行う作業を自動化するソフトウェアです。人工知能（AI）や機械学習とは異なり、アルゴリズムに基づく独自のロジックを学習・開発することはありません。

RPAで業務を自動化するためには、まずは自動化したい業務をシナリオ化する必要があります。具体的には、作業を細分化してプログラムに落とし込み、最終的にはロボットが自動的に業務を処理するように設計する必要があります。設計に際してはプログラミング省略できるRPAの開発ツールが提供されており、人間のマウスやキーボードの操作を認識して自動化してくれる製品も増えています。

次にRPAにどのシナリオの作業を実行するかを指示します。RPAは指示されたシナリオに基づいて、データの収集やデータの内容に基づいた判断、PCの操作や作業の流れの記録、他のシステムへのデータ連携などの作業を繰り返し続けます。作業シナリオの定期的な実行や複数の作業シナリオを組み合わせて実行することも可能です。

RPAはマクロやAIなどとどう違いますか？

マクロとの違い：マクロはExcelなど特定のソフトウェア上での処理を自動化するための機能で、異なるソフトウェアをまたがって処理することはできません。一方、RPAは複数のアプリケーションをまたがった処理を自動化することができます。例えば、Excel上のデータを集計・加工して、PDF化し、関係者にメールを送るというフローで、Excelのマクロが可能なのはデータの集計と加工までですが、RPAではPDF化やメール送信も行うことができます。

AIとの違い：RPAは事前に指定されたルールやシナリオに沿って処理を自動化しますが、AIは蓄積されたデータをもとにアルゴリズムが解析を行い、自ら判断して業務を自動化することができます。例えば、交通費を精算するというフローの場合、RPAでは「精算データを参照する」「参照したデータの特定の情報を用いて、交通ルートをWeb検索する」「検索された結果と精算データの内容を照合する」などの個々の処理に細分化し、シナリオとして定義しておく必要がありますが、AIの場合は交通費精算の申請データの妥当性をどうやって確認するかをAI自身が考えることができます。

また、RPAはそれ自体が自動で処理を実行するソフトウェアですが、AIは他のシステムやデバイスに搭載して機能を高度化させるといった利用方法があります。

会計業務において、RPAはなぜ重要なのですか？

RPAを会計業務に活用することで、会計プロセスの合理化、処理時間の短縮、精度の向上、経理スタッフが他のより高付加価値な業務を行う時間の捻出など、様々なメリットを企業にもたらし、企業の競争力と従業員のエンゲージメントの向上を促進することができます。

一方で、RPAはあくまで決められたルールに基づいて実行を繰り返すツールであるため、RPAにルールを設定した担当者の異動や退職などによってブラックボックス化するリスクがあります。業務フローが変更した際にメンテナンスを怠ると、従来ルールのまま誤った処理を続ける可能性もあります。また、複雑な判断や例外処理もRPAには適していません。

RPAを最大限活かすためには、こうしたRPAの特徴を踏まえ、会計業務のどの処理にどう適用するか、他のデジタルソリューションとどう組み合わせるか、会計業務の全体フローのデザインと運用ルールの徹底が重要です。