クレジットカード取引照合

クレジットカード取引照合とは？

社員が外出や出張の際に交通機関や宿泊施設を利用した際に現金で支払うと、仮払金や立替金の支給や精算などで経費を利用した社員や上司、出納業務を行う経理担当者などに負担がかかり、現金管理のリスクもあることから、社員の旅費経費の支払にコーポレートカード（法人カード）を導入している企業は少なくありません。社員の旅費経費にコーポレートカードを使用する場合、社員からの経費の申請内容とカード会社から送付される利用明細との間で齟齬がないか確認が必要になります。このそれぞれのデータを確認する処理をクレジットカード取引照合と言います。

クレジットカード取引照合は、企業の財務記録の妥当性を保証する重要な処理であり、多くのメリットがあります。クレジットカード取引照合は、企業が以下を行うのに役立ちます。

・データ入力ミスを発見する
・クレジットカード取引、手数料、利子のタイミングのずれを修正する
・クレジットカード会社が作成した財務諸表の正確性と妥当性を確認する
・不正を発見する

コーポレートカードを利用した経費精算の手順は？

コーポレートカードを利用した経費精算の流れは、一般的には次のようになります。
１）社員が経費精算書を上司に提出
社員はクレジットカードを使って支払った経費の詳細を記載した経費精算書を上司に提出。このとき、必要に応じて証憑を添付する。
２）上司による承認の後、経費精算書と証憑を経理部門へ提出
３）経理担当者が確認し、申請内容に問題がなければ未払金を計上
４）カード会社から送付される利用明細と仕訳データの照合
　両者のデータに齟齬がある場合はカードを利用した社員とカード会社に問合せを行う。
５）支払い（口座引落）
このとき、分割払いやリボ払いで金利手数料の支払いが生じる場合は、支払利息として処理する

近年ではカード会社の利用情報をもとに、経費精算のデータを自動生成する仕組みを提供している経費精算システムのベンダーもあり、社員の負荷軽減に大きく貢献しています。

FAQ（よくある質問）

コーポレートカードでの経費精算に領収書は必要ですか？

通常、会社の経費を精算するときは上司や経理に領収書を提出する必要がありますが、クレジットカードで支払った時点ではお店はまだ代金を受取っておらず、領収書を発行する義務はありません。それでもほとんどのお店が領収書を発行しますが、これはサービスで発行しているものであり、正式な証憑書類ではありません。では、どの書類で取引を証明すればよいかと言うと、法律の要件を満たしていれば、カード会社から送られてくる利用明細書が領収書の代わりとなります。

例えば、仕入税額控除を受けるための領収書に記載すべき内容は、「消費税法」第30条9項1号によって下記のように定められています。
・発行者名（店舗・企業など領収書を発行した者）
・取引年月日
・取引内容（但し書き）
・金額（本体価格、消費税の金額、税込金額など）
・宛名（支払い者）
これらの項目が記載されている書類であれば領収書の代用とすることが可能であり、多くの場合、クレジットカードの利用明細書には、これらの記載事項が書かれているため、経費精算の確証として利用できます。

ただし、これらはあくまで法令上のルールであり、社内規定において、クレジットカードによる支払いであっても、個別の取引ごとに領収書に該当するものを要求される場合がありますので、その場合はカード利用の際に発行されるクレジットカード利用明細（お客様控え）とレシートをセットで残してくか、お店に領収書を発行してもらう必要があります。